1. Po potwierdzeniu finansowania, uzyskaniu recenzji zleconej przez WUJ zgodnie z wytycznymi, weryfikacji maszynopisu i wyjaśnieniu kwestii praw trzecich, pozyskaniu stosownych zgód (materiał ilustracyjny, przedruki etc.) oraz skompletowania umów wydawniczych Autorzy/Redaktorzy są umawiani na spotkanie stacjonarne lub telekonferencję z przedstawicielem Dyrekcji Wydawnictwa (za pośrednictwem programu MS Teams).

2. W przypadku publikacji zbiorowych i czasopism warunkiem dopuszczającym do spotkania jest otrzymanie przez Wydawnictwo kompletu podpisanych umów autorskich.

Do publikacji zbiorowej umowy przygotowuje Wydawnictwo na postawie spisu treści i rozsyła według listy mailingowej. Autorzy artykułów do czasopism pobierają umowy ze strony internetowej Czasopisma na portalu eJournals.eu i podpisane odsyłają w formie skanu (nie jest wymagany oryginał).

Za skompletowanie umów odpowiadają redaktorzy tomów i redakcje czasopism.

3. Przed planowanym spotkaniem Autorzy monografii/Redaktorzy prac zbiorowych i czasopism otrzymują do akceptacji umowę wydawniczą, która (w zależności o rodzaju) może być podpisana przed spotkaniem stacjonarnym lub zdalnie z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dopuszcza się przesłanie skanu umowy przed spotkaniem, z zobowiązaniem dostarczenia podpisanego oryginału, co jest warunkiem rozpoczęcia produkcji.

4. Przed spotkaniem w MS Teams Autorzy/Redaktorzy proszeni są o upewnienie się, że posiadają oprogramowanie oraz sprzęt (wymagany mikrofon) niezbędne do uczestnictwa w spotkaniu.

5. Podczas spotkania Autorów/Redaktorów z przedstawicielem Dyrekcji Strony omawiają szczegóły publikacji i wypełniają kartę przyjęcia do produkcji.

6. Na spotkaniu stacjonarnym Autorzy/Redaktorzy podpisują kartę przyjęcia, po telekonferencji natomiast otrzymują wiadomość mailową z wypełnioną kartą i w wiadomości zwrotnej zatwierdzają poczynione ustalenia.

7. Po podpisaniu umów i zatwierdzeniu karty przyjęcia książki rozpoczyna się produkcja wydawnicza.